„Sešité a očíslované x počet listů“je možná jediná věc, která vás napadne, když přijde na potřebu sešít dokumenty. Jak sešít dokumenty? Příchozí si hned představí hromady papírů, pevně přichycené bankovním motouzem, pokryté žíravým prachem, kdesi v rohu kanceláře účetní nebo personálního oddělení.
Ne vše je však tak jednoduché a povrchní, jak se na první pohled zdá. Co potřebujete vědět, abyste se vyvarovali chyb v této obtížné záležitosti? Jak ušít dokumenty nitěmi podle fotografie? Tyto otázky budou podrobně probrány v podrobných pokynech.
Proč staromódní sešívačky?
Je mnoho vládních úřadů, které mohou vyžadovat šití dokumentů ne továrním způsobem, ale ručně pomocí nití. Jedná se především o daňovou inspekci, archiv, žádají při přejímce papírů prošít dokumenty nití.registrace fyzických osob, registrace právnické osoby nebo papírování pro výběrové řízení. Jak správně sešívat dokumenty, ukazuje fotografie číslo 2. Obvykle používejte silnou nit a silnou jehlu.
Předpokládá se, že takto vázané cenné papíry je obtížnější ztratit, padělat nebo vyměnit listy. Některé organizace právě kvůli tomu používají takovou „dědečkovou“formu upevnění důležitých dokumentů. Existuje další argument - někdy jsou dokumenty přísně důvěrné a manažeři z obavy z publicity nebo vlivu konkurence svěřují takovou práci pouze důvěryhodné osobě, respektive odmítají pomoc specializovaných firem.
Důležité
Nesprávně sešité dokumenty mohou způsobit odmítnutí registrace nebo opětovné registrace podniku, přijetí dokumentů v archivu, vést k vyřazení organizace ze soutěže o výběrové řízení, ovlivnit rozhodnutí regulačního úřadu v případě auditu organizace.
Existují jednotné normy?
K dnešnímu dni neexistují jasná pravidla, jak sešívat dokumenty nití podle jednoho vzoru. Existují pouze doporučení a pokyny. Podniky v zásadě používají metodický vývoj Rosarkhiv, který byl schválen objednávkou číslo 76 v roce 2009, požadavky GOST „Kancelářské práce a archivace“, jakož i pokyny od Centrální banky Ruska.
Přípravná fáze
Všechny dokumenty, které se mají sešít, musí být zobrazeny v náhledu, pokud jsou na nich stopy tužkou, smažte je. Důležitépečlivě zvážit každou stránku, vyloučit je z lepení k sobě, zajistit logické a správné pořadí dokumentů ve stohu. Odstraňte ostré předměty, špendlíky, sponky nebo kancelářské sponky, protože by mohly poškodit vázací nit a způsobit ztrátu dokumentu. Stránky je nutné očíslovat jednoduchou černou tužkou, v pravém rohu, není povoleno použití inkoustu včetně barev. Nemůžete číslovat příliš blízko k textu dokumentu, tím více se překrývá. Číslovaná je pouze přední strana listu. Celkový objem sešitého dokumentu nesmí přesáhnout 250 listů a výška vázaného a očíslovaného dokumentu nesmí přesáhnout 4 centimetry. Příklad toho, jak šít dokumenty nití, je zobrazen na fotografii.
Další fází přípravy je výběr nástrojů. Pro správné šití dokumentů nitěmi budete potřebovat: šídlo, speciální nitě, kartonový kryt, jako na fotografii. V některých případech se používá děrovačka. Jak a čím sešít dokumenty, každý specialista se rozhodne sám za sebe. Nejvhodnější je použít drsné nitě nebo bankovní motouzy, v některých případech se používají vlněné nitě nebo tkaničky. Nejčastěji mají funkci dekorace. Vážné zprávy obvykle používají přísnější styl. Připravte si dokumenty sami a formulář pro inventuru.
Některé jemnosti
- Velkoformátové listy, například A3 nebo A2, musí být také očíslovány. K tomu je plně rozšířen a očíslován podle obecných pravidel. Poté složené a pečlivě přilepené zezadurohu.
- Pokud je nutné podat dopis, otevře se, nejprve se očísluje samotná obálka a poté postupně stránky dopisu.
- Obálka dokumentu není očíslována. Rovněž titulní strana není očíslována, pokud není obálka. Druhý list je však již očíslován číslem "2".
- Pokud je počet listů větší než 250, pak jsou rozděleny na svazky. Tato praxe je u soudů běžná. Každý svazek musí být očíslován samostatně.
- Jak sešít dokumenty, pokud není možné uvést číslo listu vpravo nahoře nebo je celý list obsazený? K tomu často dochází například při číslování fotografie, v takovém případě je povoleno číslování zezadu.
- V případě chybného číslování můžete číslo přeškrtnout. Oprava však musí být potvrzena podpisem.
- Pokud nejsou přeskočeny více než dva listy, je povoleno používat pro vynechané stránky písmenné označení. Digitální číslování hlavního dokumentu se nemění, ale zvyšuje se počet listů. V takovém případě je nutné na to upozornit osobu, která dokumenty obdrží.
- Pokud je nutné očíslovat dokument, který je již očíslován nebo má číslování, bude očíslován znovu.
- Pokud listy v dokumentaci nelze oddělit nebo jsou slepené, jsou očíslovány jako jeden list. K tomu dochází, pokud je na dokumentu například nalepen šek, fotografie nebo výstřižek z novin. Zároveň je však nutné vypracovat soupis a ve sloupci „Poznámka“nebo v certifikačním nápisu je bezpodmínečně nutné upřesnit, které dokumenty byly vloženy, na kterou stránku a co obsahovaly.
Které dokumenty jsou nejčastěji sešívány nití? Především ustavující a zakládací dokumenty. Nejčastěji mají malý objem, snadněji se propíchnou šídlem, šití je snadné. Existuje několik technologií pro šití, můžete udělat dva vpichy, tři nebo pět. Nejběžnější možností jsou tři otvory. Pět otvorů se bude hodit, když jsou některé dokumenty menší než jiné, spojení pěti otvorů pomůže k jejich lepší fixaci. Pokud mají dokumenty vysokou hodnotu, používá se pětiděrové sešívání, čímž se sníží riziko jejich záměny.
Jak správně šít dokumenty s nití: pokyny krok za krokem
- Naskládejte listy, zarovnejte okraje.
- Zkontrolujte objednávku listu.
- Označte tužkou místa budoucích vpichů symetricky uprostřed na levé straně listu. To lze provést jak na jednom listu, tak na všech.
- Je nutné se od textu odchýlit alespoň o 1,5 centimetru.
- Značky musí být přísně svislé, je povolena vzdálenost až tři centimetry od sebe.
Pokud je dokument dostatečně velký, je vhodnější jej propíchnout šídlem. Obvykle začněte od horního otvoru.
Pokud není možné použít tovární obálku, jako na obrázku, pak lze první a poslední list slepit tenkým proužkem kartonu, aby nedošlo k poškození stránek. Je důležité zvolit správnou délku nitě, obvykle mezi 50 a 80 cm.
Klasické prošívání nití - tři dírky
Pojďme si rozebrat možnost, jak ušít dokumentykrok za krokem ve třech jamkách. Jedná se o klasickou a nejrozšířenější možnost pro ukládání písemností do archivu nebo pro ověřování. Jak správně šít dokumenty s nití v tomto případě je lépe vidět na fotografii.
Stáhněte jehlu a nit pod stoh dokumentů a vytáhněte je otvorem u čísla dvě. Nesmíme zapomenout na malý „ocásek“dlouhý 7-8 cm, ten se ještě bude hodit. Na přední straně nasměrujeme jehlu do horního otvoru, poté vrátíme jehlu do nejnižšího otvoru č. 3. Dále se jehla „ponoří“do středového otvoru, takže obě nitě zůstanou dole. Nyní je lze zavázat.
Doklad musí být dále ověřen, nalepen list papíru, pečeť a podpis odpovědné osoby. Jak správně ušít dokumenty a zajistit uzel nitěmi, můžete vidět na fotografii.
Na zadní straně posledního listu je navíc nalepen inventář. Nápis lze provést ručně nebo použít hotové šablony, jako na fotografii.
Jak sešít dokumenty do čtyř otvorů?
Technologie piercingu se čtyřmi otvory je téměř totožná. Jediný rozdíl je v tom, že dokument je sešíván shora dolů. Vypadá to jako šití. Pouze v tomto případě se opakuje v obráceném pořadí, nejprve shora dolů, poté zdola nahoru. Kravaty jsou tedy homogenní bez mezer, jako by byly ušity na obřím šicím stroji.
Speciální příležitosti
Někdy je povoleno spojovat dokumenty nikoli svisle, ale v rohu. Vjedná se především o papíry finančního výkaznictví, zahrnující přichycení pokladních pásek, šeky na pravé straně. Takové dokumenty jsou šité na rohu. Kroky jsou stejné jako u standardní montáže dokumentů, pouze otvory jsou proraženy v rohu. Obvykle jsou dva. List je přilepen přesně do rohu. Dále je postup podobný - je certifikován, je umístěna pečeť.
Závěr
V procesu přípravy a sešívání dokumentu je důležité předem promyslet, jak dokumenty sešívat, aby se předešlo nejrůznějším zásahům vyšší moci. Někdy je například potřeba vytvořit kopii již svázaných a archivovaných dokumentů. Vyplatí se obávat se takových okamžiků předem. Personalisté nebo účetní specialisté většinou dokážou předem odhadnout, který dokument je třeba nejdříve projet přes kopírku. To výrazně zjednodušuje práci a šetří čas.
